一、企业商标档案中应有的主要资料

    商标档案资料分为原始资料和积累资料两种。原始资料主要有五种，即商标注册证、注册申请书、产品质量规格表、商标联络员登记表、商标图样。积累资料是除原始资料外，平时使用、管理和保护商标的活动记录资料，包括变更登记、商标印制、使用、检查、侵权保护等文件资料、使用许可合同等。

    企业的商标档案应是专门机构(或专人)专柜保管。

    二、企业商标档案管理中的主要问题

    在现实企业的商标档案管理中，相当部分企业的商标档案比较散乱。主要表现是：

    (一)注册证保管不善。有的企业注册证到手后不注意保管，用后到处扔，破损严重；有的压在箱底造成霉烂；有的丢失。 

    (二)其它原始资料不全。有的企业将申报注册时填写的注册申请表，产品质量规格表和商标联络员登记表散失。

    (三)没有或缺少商标使用活动的积累资料。

    (四)没有商标档案专管机构或专管人员，专柜保管也谈不上。

     三、商标档案管理不善带来的后果

    (一)不能按核准的商标图形文字准确地印制监督使用商标。有的企业只记得自己商标的名称和图形，凭记忆，大估摸印制商标。结果，有的改了文字。有的改了图形。

    (二)企业自我监管无据可凭。因为缺少原始资料，企业在检查自己商标使用情况时无据可凭。

    (三)给他人仿冒留下了空子。有一个水泥厂的商标被人仿冒，在检查被侵权人的水泥质量时，因为找不到注册人的产品质量规格表，质量检查无法进行。

    四、造成企业档案管理不善的原因

    (一)企业领导的商标意识不强。一些企业领导的商标意识实际上是一种记号意识，谈不上产权意识和名牌意识。因此，当初为了使自己的产品有一个记号，或应付评比，或为了取得生产批准文件，迫不急待地申报注册。一旦申报了，就没事了。至于档案资料都成为多余的了。由于商标意识淡薄，所以商标管理机构就更谈不上。

    (二)企业商标管理人员变更频繁，商标档案交接出现空档。

    (三)商标管理机关监督检查不及时，管理跟不上。

    五、加强企业商标档案管理的几点建议

    商标档案管理是商标使用，管理等活动的基础。既是企业商标活动的历史记录，又是指导企业今后商标活动的有力工具。没有商标档案或档案不全，势必影响其它工作的开展，甚至造成损失。为此，企业必须把商标档案管理好。针对上述企业在商标档案管理上存在的问题，对如何管好企业商标档案提出如下建议：

  (一)企业领导要树立强烈的商标意识、名牌意识、产权意识。只有把对商标的认识提高到企业的无形资产，是企业产权的一部分，如果创了著名商标或驰名商标，更是企业的重要资产，关系到企业的兴衰的高度，才能提高对商标档案管理的认识。为使企业领导有这样的认识，在企业领导的选择上，要注意选择商标意识强的人选。其次是加强企业领导自身的学习提高；三是要加强对企业领导的商标知识法规的培训，特别是工商行政管理机关，每年要把这项工作做为重要任务抓紧抓好。

    (二)设立商标管理的专门机构或专管人员，专门负责商标档案的管理及商标的使用管理。生产规模大，商标知名度高的企业应设立三至五人的商标管理专职人员，要切实把企业商标联络员和商标管理负责人落到实处，并行使好应尽的职责。

   (三)建立商标档案交接制度。企业负责人和商标联络员更迭时，要认真做好商标档案的交接，并向接手人介绍商标使用情况。交接情况要设专门登记表，登记清楚后入档并报当地工商所和工商局备案。